Zeitmanagement – Effektivität durch Organisation
Zeitmanagement bedarf einer guten Organisation.
Aber wie manged man seine verfügbare Zeit ?
Zeitmanagement beginnt mit der Analyse der eigenen Tätigkeiten.
Nur wer weiß, welche Aufgaben tagtäglich ausgeführt werden, kann diese optimieren.
Hier sind ein paar Fragen, die vielleicht zur Klärung beitragen:
– mache ich irgendetwas doppelt ?
– sind Informationen mehrfach aufgezeichnet an verschiedenen Orten ?
– könnte man das eine oder andere nicht vereinfachen ?
– benötige ich diese Informationen überhaupt, die ich hier verwalte ?
Wenn man diese Liste an Fragen mal für sich beantwortet und auf einem Zettel aufschreibt, hat man die erste Liste, die zur Optimierung des eigenen Zeitmanagements betragen kann.
Nun geht es darum, zu den einzelnen Punkten eine Analyse zu machen.
Gehen wir auf die ersten Daten beispielhaft ein :
– Was ich doppelt erfasse?
Zeiterfassung :
Ich übertrage die Daten vom Zettel in meine Handwerkersoftware zur Abrechnung.
Ich übertrage die gleichen Stunden für die Lohnabrechnung an meinen Steuerberater.
Termine :
Ich bekomme einen Besuchstermin am Telefon und schreibe ihn sofort auf meinen Arbeitszettel
Den gleichen Termin übertrage ich dann in meinen Kalender in Outlook
Und den gleichen Termin übertrage ich noch in mein Handy.
Kontaktdaten :
Die Kundendaten und Ansprechpartner trage ich in meine Software ein.
Den Kontakt mit der Telefonnummer trage ich auch in mein Handy ein.
Auftragsdaten und Erfahrungen :
Ich trage auf der Baustelle Veränderungen und Erkenntnisse auf einen Zettel
Im Büro übertrage ich diese Information in meine Software
Zusätzlich schreibe ich einen weiteren Arbeitszettel für meinen Mitarbeiter
Man kann hier wohl ziemlich lange entsprechende Dinge finden. An dieser Stelle sollte man sich tatsächlich bereits meit seinem Zeitmanagement befassen und überlegen, wie man diese Liste eleminieren kann. Denn wenn man nur diese einfachen Dopplungen betrachtet, wieviel Zeit wird hier wohl vergeudet ?
In unserer Software wird diese Liste sofort zusammengestrichen.
Denn die Zeiterfassung geschieht durch die Nutzung des Handys direkt auf der Baustelle.
Die Daten werden direkt in den Auftrag übertragen.
Termine werden in unserer Software eingetragen und stehen jedem sofort auf dem Handy, Tablet oder am PC zur Verfügung. Wer noch die Option „Office 365“ einsetzt, hat die Termine auch sofort in seinem Outlook.
Die Kontaktdaten werden in unserer Software erfasst und stehen sofort für den Auftrag zur Verfügung. Da der Auftrag überall angezeigt werden kann, stehen somit auch die Kontaktdaten zur Verfügung.
Die Ergänzung der Auftragsdaten erfolgt direkt auf der Baustelle zum Auftrag.
Damit sieht jeder, der den gleichen Auftrag öffnet sofort die gleiche Information.
So geht effektives Zeitmanagement !
Und diese einzelnen Analaysen der Tätigkeiten können wir gerne gemeinsam erstellen und Schritt für Schritt zum verbesserten Zeitmanagement gelangen.