„Was Digitalisierung wirklich bedeutet – und was nicht“
Digitalisierung wird oft missverstanden.
Viele denken dabei an komplizierte Verfahren und viel Arbeit bei der Umsetzung.
Sucht man im Duden nach dem Wort „Digitalisierung“ wird man nicht mal fündig. Dort steht lediglich, es sei ein Substantiv und in Verbindung zu bringen mit dem Digitalisieren von Akten, Fotos usw.
Aber das ist ja überhaupt nicht das Prinzip der Digitalisierung für Handwerksunternehmen.
Was bedeutet also Digitalisierung wirklich ?
Im Grunde versteckt sich hier nichts anderes als die Abläufe eines Betriebes zu vereinfachen (digitalisieren). Dabei geht es vornehmlich um einheitliche Prozesse und der Nutzung von Tools, um Informationen zielgerichtet dort zu speichern, wohin diese Information gehört.
Ein Beispiel, was sicherlich jeder kennt:
Der Monteur bekommt seine Aufgabe, etwas beim Kunden in Ordnung zu bringen.
Aber seine Arbeitszeit und die zusätzlich verwendeten Materialien müssen zum Auftrag notiert werden, damit am Ende auch die Abrechnung korrekt erfolgen kann.
Die heutige Praxis in vielen Betrieben sieht so aus :
Am Morgen wird ein kurzes Meeting veranstaltet für die heutigen Aufgaben der einzelnen Monteure.
Jeder bekommt seinen Arbeitszettel in die Hand, dort steht drauf, was er wann zu tun hat.
Dann gibt es noch einen kurzen Hinweis an Besonderheiten bei diesem oder jenem Vorhaben, dann laufen die Monteure los und tun ihre Arbeit.
Am späten Nachmittag kommen alle wieder zurück, füllen ihre Zettel aus und legen sie hoffentlich in vorbereitete Ablagen und gehen nach Hause. Der Tag beginnt morgen von vorne.
Der Chef oder die Bürokraft kommt am nächsten Tag und bearbeitet diese Zettel.
In den Auftrag werden die Zeiten und noch zusätzlich verwendeten Materialen ergänzt.
Das passiert dann jeden Tag, bis der Auftrag beim Kunden fertig ist und abgerechnet werden kann.
Ich vergesse mal die Dokumentation von Foto’s, die der Monteur auf seinem Handy hat, um den Fortschritt zu dokumentieren. Diese schickt er ggfs. per Mail von seinem Handy an die Firma.
Was gibt es hier nun für Fallstricke ?
a) der Zettel landet nicht in der Ablage, sondern verbleibt im Auto oder der Hosentasche
b) die Schrift ist unleserlich und die Übertragung demzufolge fehlerhaft, Nachfragen müssen stattfinden
c) die Zettel häufen sich, weil die Bürokraft 1-2 Tage nicht da ist
d) die Dokumentation der Bilder kommt per Mail (oder auf anderem Wege), muss also entsprechend abgelegt werden, sofern man die Zuordnung zu Auftrag und Kunde anhand der Informationen hinbekommt.
e) die Ablage passiert dann in einen Ordner auf dem PC oder anderem Speicherplatz
f) Rückfragen des Kunden müssen dann an verschiedenen Orten gesucht werden :
Stunden auf dem Zettel, oder aber im Auftrag, Bilder im Ordner, ggfs. dort auch abgelegte, unterschriebene Arbeitszettel oder Stundenzettel ebenfalls.
g) und es gibt sicherlich noch mehr solcher Schwierigkeiten im täglichen Doing !
Was ist also hier die Lösung ?
Stichwort : Digitalisierung !
Wie schon erwähnt geht es um den Prozess, also den Ablauf und die Nutzung entsprechender Tools.
Und nicht um das Speichern und Archivieren von Belegen und Bildern.
Man nutzt Tools wie eine Zeiterfassungs-App !
Jetzt wird der Auftrag in die APP übertragen.
Dort steht der Auftrag sichtbar für den Monteur mit Datum, Zeit und Aufgabe.
Nun kann er seine Arbeitszeit erfassen, ob mit Start/Stop oder von/bis !
Er kann seine Bilder direkt hier ablegen und nicht mehr auf dem Speicherort des Handys.
Der unterschriebene Arbeitszettel / Stundenzettel wird ebenfalls hier abgelegt.
Und er kann die Aufgabe von heute als erledigt kennzeichen, damit allen klar wird, ich bin fertig.
Wie sieht es im Büro aus, wenn man soetwas nutzt ?
a) Der Auftrag hat alle Zeiten und Materilaien bereits gespeichert
b) Die Dokumentation ist ebenfalls abgelegt, Bilder und Dokumente
c) Durch die Erledigung seiner Aufgabe sieht auch das Büro sofort, dass der Monteur nun fertig ist, ggfs. kann er sofort zu einem anderen, dringenden Fall geschickt werden.
Es gibt also keine Übertragungsarbeiten und -fehler mehr. Zeitersparnis im Büro : mind. 30% (wenn nicht mehr)
Wenn du mehr erfahren willst, nimm Kontakt auf !
Entweder in unserer WhatsApp Gruppe
oder über unser Kontaktformular.
Wenn du mehr wissen willst, schauer hier : https://handwerkersoftware-mieten.de/announcement/zeiterfassung/