Umfassende Bürosoftware für dein Handwerk
Unsere Handwerkersoftware in der Cloud ist eine umfassende „Bürosoftware“ für Handwerksbetriebe, die alle wichtigen administrativen Prozesse abdeckt.
Kalkulation und Planung sind die wichtigsten Aufgaben eines Handwerksbetriebes neben der eigentlichen Umsetzung.
Der Auftrag beginnt mit dem Auftragstyp, der über den weiteren Verlauf (Workflow) entscheidet.
Die Auftragstypen sind
– Angebot
– Kostenvoranschlag
– Kundenauftrag (Rechnung als ZUGFeRD E-Rechnung)
– Werkstattauftrag
Durch die Aufteilung in Auftragstypen erhält man zusätzliche Übersichtlichkeit, um welche Aufträge sich der Handwerker kümmern muss.
Angebote oder Kostenvoranschläge müssen nur dann bearbeitet werden, wenn der Auftrag noch versendet werden muss, danach wartet man ja auf die Entscheidung.
Zudem werden Notizen / Erinnerungen angelegt, damit den Versand und die fehlende Rückmeldung nicht vergisst.
dein Vorteil : 30 % aller abgegebenen Angebote oder Kostenvoranschläge werden vergessen und führen nicht zu einem Auftrag.
Danach gibt man den Auftraggeber ein (Kunde / Interessent / Lieferant / Objektadresse).
Im nächsten rechten Abschnitt werden die Auftragsdaten vervollständigt wie Kontaktdaten, weitere Vorgangsnummern (selbst einstellbar)
und die Aufgabe als eine Art Überschrift, was denn mit diesem Auftrag erledigt werden soll.
Diese Informationen helfen bei der Kontaktaufnahme, wenn weitere Infos benötigt werden, oder mal etwas schief geht.
Bisher wurden diese Informationen auf Zetteln vermerkt oder aber im Handy des Handwerkers. Damit stehen sie aber nur dem Handybesitzer zur Verfügung.
dein Vorteil : Über die Zeiterfassung sind diese Informationen für alle ersichtlich.
Danach kann man aus dem darunter liegenden Menü wählen, was man zu diesem Auftrag ansehen oder ergänzen und ändern möchte.
Positionen – Datenerfassung von Material und Zeit
Unsere Lösung ist eine umfassende integrierte „Kalkulationssoftware“ und ein „Kalkulationsprogramm“.
Es ermöglicht die sofortige Ermittlung von Gewinn und Rohertrag.
Die Positionen des Auftrages, die bei Material und Zeit mit Menge und Preis multipliziert zum Auftragswert summiert werden.
Die Summe der Verkaufspreise zeugt sofort den Umsatz des Auftrages.
Die Summe der Einkaufspreise zeigt sofort die Summe der Kosten.
Und damit wird auch sofort der Rohertrag bzw. der Gewinn berechnet.
dein Vorteil : Das führt sofort zur Bewertung des Auftrages und damit zu mehr Sicherheit bei der weiteren Abwicklung, ob dieser Auftrag noch rentabel ist
Dokumente – Bilder, Videos – Screenshots – Office Dokumente
Hier werden alle Dokumente bzw. Dokumenttypen oder Dateitypen hochgeladen, die mit diesem Auftrag zu tun haben.
Das können Bilder von der Baustelle sein, oder Verträge und Vereinbarungen oder Zeichnungen usw.
Diese Dokumente dienen der Dokumentation des Auftrages / der Baustelle und sind mit diesem Auftrag verknüpft. Zusätzlich können die Dokumente bei der Erfassung der Positionen eingeblendet werden.
dein Vorteil : Das schafft Übersicht und ein klares Verständnis von der Baustelle und die Probleme, die bewältigt werden müssen. Und es spart eine Menge Zeit, wenn man nicht mehr suchen oder andere Hilfsmittel benutzen muss
Notizen – Erinnerungen – PostIt
Das sind kleine Post-Its, die mit einem Termin versehen, wieder im Dashboard im Kalender auftauchen.
Erinnerungen sind das wichtigste Werkzeug eines Handwerkers.
dein Vorteil : Alles was notiert ist und noch einen Termin hat, kann nicht mehr vergessen werden.
Historie – Wer hat was wann getan
Die erfassten und geänderten Daten in der Vergangenheit chronologisch sortiert nach Alter.
Bearbeitungsstatus – Workflow – was kommt als nächstes
Der „Bearbeitungsstatus“ zeigt den aktuellen Stand der Abarbeitung des Auftrages.
Sofern aktiviert, kann hier der interne Status eines Auftrages gesetzt werden, eben wie ein Workflow.
z.B. Material bestellen, Übergabe Werkstatt, Werkstatt hat montiert, Auslieferung
So gewährleistet man den Überblick über den weiteren Verlauf des Auftrages.
dein Vorteil : Jederzeit gegenüber dem Kunden auskunftsbereit zu sein stärkt das Vertrauen und führt automatisch zu Folgeaufträgen.
Finanzen – Zahlungsbedingungen – Skonto – Rabatte – Kupfernotiz
Die Finanzdaten wie Zahlungsbedingung und Steuer, die verwendet werden soll für diesen Auftrag.
Termine – Zeiterfassung – Monteure – Mitarbeiter – Auftragsplanung
Die „Auftragsplanung“ wird erheblich vereinfacht und die „Plantafel“-Funktionalität ermöglicht die Zuweisung und Überwachung von Aufgaben.
Termine, die bestimmten Mitarbeitern zugeordnet wurden, werden übersichtlich dargestellt.
Diese Termine können die Mitarbeiter wiederum in der Zeiterfassung sehen und somit diesen Auftrag dort bearbeiten.
Ein solide Planung sichert eine pünktliche und korrekte Ausführung.
dein Vorteil : Wenn der Mitarbeiter / Monteur weiß, zu welchem Zeitpunkt er an welchem Ort sein muss, dann wird auch der Kunde zufrieden sein, wenn der Beginn pünktlich und in der angebenen Zeit bearbeitet wird.
Texte – Angebotstexte – Rechnungstexte – Geschäftsbedingungen
Welche Texte sollen auf einem Formular, welches aus einem Auftrag entstehen kann, gedruckt werden ?
Hier sind alle Texte zusammengefasst und werden bei Bedarf auf dem Formular gedruckt.
dein Vorteil : Alle Texte sind bereits in den Stammdaten hinterlegt und werden automatisiert dem Auftrag hinzugefügt. Nur Änderungen müssen ergänzt werden.
Formulare – Belege – Auftragsbestätigung – Lieferschein
Welches Formular soll aus diesem Auftrag erzeugt werden ?
z.B. aus einem Angebot wird ein Angebotsformular
aus einem Kundenauftrag kann eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder ein Arbeitszettel gedruckt werden.
Objekte – zusätzliche Adressen – Baustellen – Mieter
Hier werden die Objekte aufgelistet, die diesem Auftraggeber zugeordnet sind.
Eines dieser Objekte kann dann zum Objekt dieses Auftrages gekennzeichent werden.
Aufgaben – Anordnungen – Vorhaben – Beschreibungen – Hinweise
Die Aufgaben sind die fachlichen Aufgaben, die einem Mitarbeiter zugeordnet werden, oder für diesen Auftrag notwendig sind.
Aufgaben können mit entsprechenden Labels versehen werden, die den aktuellen Zustand dieser Aufgabe darstellen.
z.B. ToDo, in Arbeit, erledigt.
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