Wann ist die manuelle Zuordnung einer Eingangsrechnung sinnvoll?

Wenn dein Lieferant keine Auftragsnummer auf der ZUGFeRD-Rechnung hinterlegt hat oder wenn du den Beleg vor der Buchung bewusst manuell prüfen möchtest.

Was passiert bei der Zuordnung mit Positionsübernahme?

Dabei werden alle Rechnungspositionen vollständig in den gewählten Auftrag übertragen. Das ist ideal für eine exakte Nachkalkulation, da Material und Leistungen direkt im Projekt landen.

Kann ich eine Rechnung auch ohne Positionsübertrag zuordnen?

Ja, das ist der organisatorische Modus. Die Rechnung wird dem Auftrag referenziert (z. B. für Kostenstellen), ohne dass die einzelnen Positionen in den Auftrag fließen.

Teil unseres Leitfadens: Auf der Seite „Automatisierte Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen im Handwerksbetrieb“ siehst du alle Möglichkeiten zur Auftragszuordnung – manuell oder automatisch.

Auftrag manuell einer Eingangsrechnung zuordnen

Nicht jede Eingangsrechnung lässt sich automatisch einem Auftrag zuweisen. Fehlt die Auftragsnummer oder soll der Rechnungseingang bewusst geprüft werden, erfolgt die manuelle Zuordnung durch den Anwender.

Dabei gibt es zwei klar getrennte Fälle:

1. Auftrag zuordnen mit Positionsübernahme
Wird eine Eingangsrechnung manuell einem Auftrag zugewiesen und die Positionsübernahme aktiviert, werden alle Rechnungspositionen vollständig in diesen einen Auftrag übertragen.
Eine weitere Zuordnung der gleichen Rechnung zu anderen Aufträgen ist danach nicht mehr möglich, da keine offenen Positionen mehr vorhanden sind.

2. Auftrag zuordnen ohne Positionsübernahme
Alternativ kann die Eingangsrechnung einem Auftrag rein organisatorisch zugeordnet werden – ohne Übernahme der Rechnungspositionen.
Dieser Modus eignet sich z. B. für:

Kostenstellen- oder Projektzuordnung
spätere Nachkalkulation
interne Zuordnung ohne Material- oder Leistungstransfer

Die Entscheidung liegt dabei bewusst beim Nutzer:
Ob die Eingangsrechnung nur referenziert wird oder ob die Positionen tatsächlich in einen Auftrag einfließen, lässt sich gezielt und nachvollziehbar steuern.

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