Wie erkennt das System die Auftragsnummer in der eRechnung?

Das System scannt den Rechnungskopf (z. B. das Kommissionsfeld). Es extrahiert die Auftragsnummer und die Unternummer (z. B. 1234.000) und ordnet die Rechnung sofort dem passenden Projekt in deiner Software zu.

Was passiert, wenn ein Auftrag bereits als 'Beendet' markiert ist?

Das System ist intelligent: Bei aktiven Aufträgen werden Positionen als berechenbar übertragen. Ist ein Auftrag bereits beendet, werden die Kosten zwar gebucht, aber die Positionen werden als 'nicht berechnet' gekennzeichnet, um deine Abrechnung nicht zu verfälschen.

Warum wird eine Auftragsnummer manchmal nicht automatisch erkannt?

Oft liegt es an Tippfehlern beim Lieferanten (z. B. 'O' statt '0'). In diesen Fällen kannst du die Rechnung mit einem Klick manuell zuordnen, und der automatische Übertragungsprozess startet sofort neu.

Teil unseres Leitfadens: Auf der Seite „Automatisierte Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen im Handwerksbetrieb“ siehst du alle Möglichkeiten zur Auftragszuordnung – manuell oder automatisch.

Automatische Auftragserkennung über den Rechnungskopf bei ZUGFeRD und eRechnung

Mit der automatischen Auftragserkennung sparen Handwerksbetriebe wertvolle Zeit bei der Eingangsrechnungsverarbeitung. Sobald die Auftragsnummer im Rechnungskopf der Lieferantenrechnung hinterlegt ist, wird die Rechnung automatisch dem passenden Auftrag zugeordnet. Alle Positionen der Rechnung werden übertragen, sodass keine manuelle Zuordnung mehr nötig ist. So behälst Du den Überblick über Deine Aufträge, vermeidest Doppelarbeit und reduzierst Fehler in der Abrechnung.

Auftragsnummer im Rechnungskopf erkennen

Unser System liest im Rahmen der Stapelverarbeitung die Daten der Eingangsrechnung.

Sobald im Rechnungskopf eine Kommission oder Zuordnung zur Auftragsnummer erfolgt ist, startet der Prozess zur Übermittlung der Positionen und der Zuordnung.

Die Auftragsnummer wird aus dem Kontext der Kommission extrahiert, also wenn dort steht „Kommission Müller : 1234.000“, dann wird die Auftragsnummer aus diesem Text ausgelesen.
Die Auftragsnummer wird zerlegt in Hauptauftrag (1234) und Unternummer (000)
Mit beiden Nummern wird nach einem Auftrag im System gesucht und der Status dieses Auftrages abgefragt, wenn er gefunden wurde
Wurde der Auftrag nicht gefunden, wird die weitere Verarbeitung abgebrochen.
Wurde ein Auftrag gefunden, wird der Status geprüft
Anhand des Auftragsstatus muss nun entschieden werden, ob die Positionen im Auftrag berechnet werden, oder aber nur die Kosten gebucht werden
Status = Aktiv : Positionen werden übertragen und als berechnet = Ja gekennzeichnet
Status = Beendet : Positonen werden übertragen und als berechnet = Nein gekennzeichnet
Am Ende wird noch das Dokument / der Beleg der Eingangsrechnung im Auftrag unter Dokumente zugeordnet

Wann eine manuelle Nachbearbeitung nötig ist

Eine manuelle Nachbearbeitung ist nur dann nötig, wenn die Auftragsnummer angegeben wurde, sie aber als solche nicht erkannt wurde.

Einige Praxisbeispiele zeigen, dass die Übermittlung der Auftragsnummer manuell oder fernmündlich erfolgt bei der Bestellung beim Lieferanten. Nun muss der Disponent beim Lieferanten die übermittelte Auftragsnummer korrekt eingeben und da liegt wieder das Problem der manuellen Pflege, allerdings nun auf Seiten des Lieferanten.

Wenn die Kommission z.B. so erfasst wird : „Kommission Müller1234000“ oder aber Buchstaben genutzt werden wie „1234.ooo“ ist eine Erkennung der Auftragsnummer nicht möglich.

In solchen Fällen kann aber im Bereich der bereits übertragenden Eingangsrechnung (siehe Abschnitt zuvor Abbruch) trotzdem manull eingegriffen werden und die Auftragsnummer zugeordnet werden. Dann startet der Übertragungsprozess der Positionen mit der korrekten Auftragsnummer erneut und alle Positionen werden wie oben beschrieben übertragen.

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