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Teil unseres Leitfadens: Auf der Seite „Automatisierte Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen im Handwerksbetrieb“ siehst du alle Möglichkeiten zur Auftragszuordnung – manuell oder automatisch.

Mehrere Aufträge aus einer ZUGFeRD-Rechnung erzeugen

Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält oft mehrere Leistungsbereiche, Baustellen oder Kommissionen – doch im Handwerksbetrieb müssen diese sauber einzelnen Aufträgen zugeordnet werden.

Statt eine Eingangsrechnung manuell aufzuteilen oder Positionen mühsam neu zu erfassen, können die enthaltenen Rechnungspositionen automatisiert verschiedenen Aufträgen zugewiesen werden. Voraussetzung ist, dass die jeweilige Auftragsnummer in der Kommission oder direkt auf Positionsebene übergeben wird.

So entsteht aus einer einzigen ZUGFeRD-Rechnung eine strukturierte Verteilung auf mehrere bestehende Aufträge – ohne doppelte Erfassung, ohne Übertragungsfehler und mit sauberer Nachkalkulation je Projekt.

Gerade bei größeren Baustellen, Sammelrechnungen oder Materiallieferungen für mehrere Kunden spart diese Funktion erheblich Zeit und sorgt für eine klare Kostenzuordnung

Auftragsnummer je Rechnungsposition erkennen

Sobald die Eingnagsrechnung in unser System übertragen wurde, wird der Rechnungskopf und werden die Rechnungspositionen verarbeitet.

Zu diesen Schritten gehört als erstes zu erkennen, ob eine Auftragsnummer in den Rechnungspositionen als Kommission mitgegeben wurde.

Ist das der Fall wird je Auftragsnummer der im System tatsächlich vorhandene Auftrag gesucht anhand der Nummer und eine Zuordnung dieser Rechnungsposition hergestellt, indem die Position in den Auftrag übertragen wird.

Dadurch wird die komplette Rechnung eines Lieferanten genau jenen Aufträgen zugeordnet, wie die Positionen auch bestellt wurden.

So ist eine Eingangsrechnung komplett zerlegt und projektbezogen und kostenbezogen verteilt.

Jedes Projekt oder jeder Auftrag hat automatisch seine zugeteilten Kosten bekommen und macht somit die Nachkalkulation transparent.

Saubere Projekttrennung

Durch die automatisierte Aufteilung erhält jedes Projekt seine spezifischen Kosten über die Eingangsrechnung.

Diese Kosten verändern den Rohertrag des Auftrages und bilden somit den tatsächlichen Aufwand je Auftrag ab. Im Zusammenhang mit einer vorherigen Planung und den durch die Eingangsrechnung tatsächlich entstandenen Kosten kann eine komplette Nachkalkulation stattfinden.

Und das auf Projektebene. Es findet also keine allgemeine, monatliche Schätzung mehr statt, ob alle Projekte kostendeckend waren.

In der Praxis wird heute meistens so verfahren, dass man sich am Monatsende alle Umsätze anschaut und alle Kosten durch Eingangsrechnungen. Die Differenz spiegelt dann den Erfolg für diesen Monat wieder.

Das ist aber nur die halbe Wahrheit, denn wenn man in wiederkehrenden Projekten nicht kostendeckend arbeitet, in anderen einzelnen Projekten aber schon, wird das eigentliche Problem nicht erkannt. Denn gute und sehr kostendeckende Projekte können einmalig sein und im nächsten Monat vielleicht gar nicht mehr vorhanden sein. Die wiederkehrenden unterdeckten Projekte aber schon.
In diesem Falle fällt erst 30 Tage später auf, dass man den Monat keine Gewinne gemacht hat und das ist fatal für die weiteren Arbeiten.
Denn die Kosten für das Finanzamt kommen dann ja noch hinzu, Stichwort Umsatzsteuervoranmeldung, oder Gehälter.
Und sofort ist im Folgemonat eine finanzielle Lücke entstanden, die wiederum längere Zeit braucht, um wieder geschlossen zu werden.

Das muss nicht sein, wenn man zeitnah alle Eingangsrechnungen zuordnet und sofort seine unterdeckten Projekte kennt und sofort Massnahmen einleiten kann.

Typische Praxisfälle im Handwerksbetrieb

Viele Lieferanten, gerade die Großen aus dem SHK Bereich und Elektro Bereich stellen gerne Sammelrechnungen. Und Sammelrechnungen bedeuten die Zusammenfassung einzelner Bestellungen, die täglich beim Lieferanten platziert werden.
Wenn du als Handwerker dann zwar auftragsbezogen bestellt hast, sind auch die Lieferungen so ausgeführt worden. Die Ware ist in der Regel gleich zur Baustelle gebracht worden.
Jetzt kommt am Monatsende die Sammelrechnung und beinhaltet nun alle einzelnen Lieferungen für einzelne Projekte bzw. Aufträge. 
Aber wer und wie soll man nun eine projektbezogene Aufteilung vornehmen ?

Dazu fehlt in der Regel einfach die Zeit !

Hier kann dann eben sehr gut helfen, bei der Bestellung auch explizit die Auftragsnummer mitzugeben und nicht eben nur „Kommission Müller“. Denn einen Auftrag „Müller“ kann es mehrfach geben.

Grenzen & Fehlerfälle der Automatisierung
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