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ZUGFeRD-Rechnungen und eRechnung verstehen – was wirklich in der Datei steckt
ZUGFeRD-Rechnungen und eRechnungen bestehen nicht nur aus einer PDF-Datei, sondern enthalten zusätzlich strukturierte XML-Daten. Genau diese Daten machen eine automatisierte Verarbeitung im Handwerksbetrieb überhaupt erst möglich.
In der Praxis herrscht jedoch oft Unsicherheit: Welche Informationen sind wirklich enthalten? Welche Felder liefern Lieferanten zuverlässig – und welche nicht? Und wie lassen sich Rechnungspositionen, Auftragsnummern oder Kommissionen technisch auswerten?
In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Daten eine ZUGFeRD-Rechnung bzw. eRechnung tatsächlich mitbringt, wie sie aufgebaut ist und welche Inhalte für die automatische Zuordnung zu Aufträgen im Handwerksbetrieb wirklich nutzbar sind.
Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung
ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einer PDF-Datei und einer zusätzlichen XML-Struktur. Die XML enthält die Daten, die für eine automatische Verarbeitung notwendig sind. In diesem Abschnitt erfährst du, wie sich PDF und Datenstruktur unterscheiden und warum das für deinen Betrieb wichtig ist.
Man muss sich hier eine Excelliste vorstellen, die in jeder Spalte eine Information über den Inhalt des PDF’s enthält.
Und die Zeilen entsprechen dem Rechnungskopf und den enthaltenen Positionen wie Material und / oder Zeit.
Und genau wie es auf dem PDF zu lesen ist, erscheinen die Daten in der imaginären Excelliste.
Technisch gesehen ist es dann eine XML Struktur mit entsprechenden Tags, die immer den Wert einschliessen.
Und diese Spalten oder XML Tags kann man dann maschinell auslesen und weiter verarbeiten.
Welche Informationen sind im Rechnungskopf enthalten?
Der Rechnungskopf liefert zentrale Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und oft die Auftragsnummer oder Kommission.
Diese Angaben bilden die Grundlage, um Rechnungen automatisch einem Auftrag zuzuordnen.
Und wenn diese Daten in so einer strukturierten Form vorliegen, ist es völlig egal, wo auf dem Beleg diese Information angezeigt wird. Denn durch diese, feste und je nach ZugFerd und eRechnung Version vorgegebene Struktur ist die richtige Information immer verfügbar und kann dann ausgewertet werden.
So lässt sich dann sehr einfach in der Datenbank der Lieferanten nach dem Namen oder anderen festen Werten suchen und finden.
Wenn dann noch Kommissionsdaten oder Auftragsdaten wie die eindeutige Auftragsnummer hinterlegt sind, lässt sich dann auch sehr einfach ein Auftrag aus der Handwerkersoftware ermitteln. Und schon sind Auftrag und Rechnung verknüpft.
Je nach eigenem Ermessen kann in unserer Handwerkersoftware nun entschieden werden, ob nur der Auftrag mit der Eingangsrechnung verknüpft wird und der Einkaufswert dem Auftrag als Nachkalkulation zugeordnet wird.
Oder aber der nächste Schritt ausgeführt wird und alle Positionen der Eingnagsrechnung ebenfalls als Positionen in den Auftrag übertragen werden.
Das sieht dann in etwa so aus (Auszug):
Positionsdaten in ZUGFeRD / eRechnung
Wie bereits im Abschnitt „Welche Informationen sind im Rechnungskopf enthalten?“ erklärt, werden auch Rechnungspositionen als XML Struktur dargestellt. Das ermöglicht die genaue Auswertung von Artikel, Menge, Preis und Leistungsbeschreibung.
Zusätzlich können Auftragsnummern je Position hinterlegt sein, was die automatische Übertragung in einen oder mehrere Aufträge ermöglicht.
Wenn ein oder mehrere Auftragsnummern in den Eingangsrechnungspositionen vorkommen, werden diese ebenfalls in die unterschiedlichen Aufträge verteilt und die Aufträge der Eingangsrechnung zugeordnet.
So erkennst du die nutzbaren Daten
Wer weiteres Interesse hat, die interne XML Struktur mal zu lesen, oder aber überhaupt zu schauen, ob der Lieferant eine ZugFerd Rechnung gesendet hat, der kann das ganz einfach prüfen.
Man öffnet die PDF Datei einfach mit dem entsprechenden Programm, in der Regel dem Acrobat Reader.
Eine im Acrobat geöffnete PDF Datei hat auf der rechten oder linken Seite eine Werkzeugleiste, die ein Symbol einer Büroklammer darstellt.
Wenn man dort drauf klickt, öffnet sich der in der PDF gespeicherte Inhalt und man kann sich dieses XML Struktur anschauen.
Wenn dieese Büroklammer fehlt, sie also bei der Werkzeugleiste nicht vorhanden ist, dann ist es auch keine ZugFerd Rechnung und kann nicht so einfach verarbeitet werden.
Wenn die Eingangsrechnungen mit unserer Handwerkersoftware verarbeitet werden, dann erhälst du nach der Verarbeitung per Mail Hinweise, wie deine Lieferantenrechnung verarbeitet wurde und welche Daten ins System geschrieben wurde.
Dort steht dann z.B., dass keine ZugFerd Daten verarbeitet wurden und du deinen Lieferanten kontaktieren sollstest, damit er zukünftig solche strukturierten Daten liefert.
Gibt es Ausnahmen für die Erstellung von ZugFerd Rechnungen / eRechnungen
Seit 1. Januar 2025 besteht für alle die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bzw. ZugFerd Rechnung.
Allerdings gibt es Ausnahmen und Übergangsfristen, bis alle dann einheitlich E-Rechnungen bzw. ZugFerd Rechnungen ausstellen müssen.
2025–2026
Papierrechnungen oder nicht strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. PDF) sind weiterhin zulässig mit Zustimmung des Rechnungsempfängers
2027
Papier- oder nicht strukturierte Rechnungen sind nur noch zulässig, wenn der Aussteller im Vorjahr ≤ 800.000 € Umsatz hatte (mit Zustimmung des Empfängers).
Ab 1. 1. 2028
Nur noch E-Rechnungen in einem strukturierten Format sind zulässig für alle.
Keine Pflicht zur E-Rechnung, wenn keine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellungspflicht besteht – z. B.:
Rechnungen an Endverbraucher (B2C), bei denen keine USt-Rechnung erforderlich ist.
Steuerfreie Leistungen (z. B. nach §§ 4 Nr. 8–29 UStG).
Kleinbeträge bis 250 €.
Fahrausweise und bestimmte typische Ausnahmefälle.
Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne müssen zwar empfangen können, aber sind teilweise von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit (nach Maßgabe der Umsatzsteuerverordnung)