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Angebote & Rechnungen einfach erstellen
Die Erstellung von Angeboten und Rechnungen ist ein zentraler Teil des Büroalltags in Handwerksbetrieben. Digitale Lösungen ermöglichen es, diese Aufgaben schnell, fehlerfrei und papierlos zu erledigen. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, wie du Angebote und Rechnungen direkt aus der Auftragssoftware erstellst und damit Zeit und Aufwand im Betrieb deutlich reduzierst. Diese Methoden sind für fast alle Gewerke geeignet, von SHK über Maler bis Elektro.
Schritt 1: Angebote erstellen
Variante 1 : Kalender
In der Kalender Ansicht kann man direkt einen neuen Auftrag anlegen. Man klickt dazu einfach auf den Termin, für den dieser Auftrag angelegt werden soll. Danach öffnet sich das Kalender Widget.
Nach der Auswahl des Kunden oben, kann man jetzt den Auftragstyp wählen. Nach dem Speichern wird dieser Auftrag sofort angelegt und im Kalender angezigt.
Variante 2: Über neuen Auftrag oder Adressenstamm
Im Hauptmenü klickt man auf „Neu“ und dann im Untermenü auf „Auftrag“ .
Oder man sucht sich eine Adresse aus dem Adressenstamm und führt dort die Funktion „Neuer Auftrag“ aus.
Schritt 2: Angebote an Kunden versenden
In der Auftragsbearbeitung wird einfach nur noch der Angebotsbeleg gedruckt. Beim Drucken kann man direkt den Mailversand festlegen, sodass das Angebotsdokument direkt an die Mailadresse des Kunden versendet wird.
Zusätzlich kann noch der Betreff und der Mailtext individuell geändert werden.
Schritt 3: Rechnungen erstellen
Um eine Rechnung aus diesem Angebot zu erstellen, wird das Angebot durch den Kunden vorher angenommen. Der Kunde meldet sich und möchte das Angebot annehmen.
Den gleichen Vorgang vollzieht man auch in der Software. Man ändert den Status des Angebotsauftrages.
Schritt 4: Kontrolle und Buchhaltung
Nach dem Setzen des Status „Angenommen“ wird der Angebotsauftrag in einen Kundenauftrag kopiert. Dieser neue Kundenauftrag erhält die gleiche Auftragsnummer wie das ursprünglich Angebot, damit der Vergleich zwischen „War war geplant“ und „was ist eingetreten“ stattfinden kann. Den Ausdruck der Rechnung kann man vorher in der Vorschau kontrollieren.
Nachdem die Rechnung als echter Beleg erstellt wurde auf die gleiche Art und Weise, wird sie an die Buchhaltung übergeben. Das heisst, der Versand erfolgt automatisch an DATEV und diese Rechnung wird automatisch in den Offenen Posten dargestellt.
Schritt 5: Praxisbeispiele
In der Praxis zeigt sich schnell, wie viel Zeit digitale Prozesse sparen.
Ein kleiner Handwerksbetrieb erfasst Arbeitszeiten direkt auf dem Tablet statt auf Zetteln. Die Stunden sind sofort dem Auftrag zugeordnet, Nacharbeiten im Büro entfallen und Rechnungen können schneller erstellt werden.
Ein Betrieb mit mehreren Baustellen behält jederzeit den Überblick, weil Zeiten und Fortschritte direkt vor Ort erfasst werden. Rückfragen gibt es kaum noch, da alle Informationen zentral verfügbar sind.
Unabhängig vom Gewerk profitieren Betriebe vor allem von weniger Papier, klaren Abläufen und spürbarer Zeitersparnis im Büroalltag.
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