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Arbeitszeiten direkt auf Tablet oder Smartphone erfassen
Arbeitszeiten mobil auf der Baustelle zu erfassen spart Handwerksbetrieben viel Zeit und sorgt für genaue Abrechnungen. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, wie du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter direkt auf Tablet oder Smartphone dokumentierst, die Daten automatisch ins Büro überträgst und gleichzeitig die Übersicht über alle Projekte behältst. Diese Methoden funktionieren für fast alle Gewerke, von SHK bis Elektro und Maler.
Schritt 1: Geräte und App vorbereiten
Die Nutzung eines Tablets ist dann sinnvoll, wenn man vor Ort direkt beim Kunden seinen Auftrag vervollständigen möchte, weil einfach mehr Informationn zu sehen sind. Dazu kann die normale Büroversion genutzt werden.
Wenn es sich um Monteure / Mitarbeiter handelt, empfiehlt sich die Nutzung der Smartphone Variante, weil diese nur den Auftragstermin, den Auftragsinhalt zeigt und die Arbeitszeiten, Bilder / Fotos und Material / Artikel dokumentiert werden können.
Wie wird ein Gerät / Smartphone des Mitarbeiters aktiviert ?
Er bekommt einen Link zu der Zeiterfassung per Mail gesendet. Dieser Link enthält den Mitarbeiter und seine Login Daten, sodass der Mitarbeiter keine lästigen Kennwörter behalten muss.
Details zur digitalen Auftragsplanung und Monteur-Steuerung.
Schritt 2: Arbeitszeiten erfassen
Die Arbeitzszeit und alle anderen, wichtigen Dinge können auf dem Smartphone dokumentiert werden.
Wie du Arbeitszeiten ohne Zettelchaos erfasst, zeigt dir unsere [mobile Zeiterfassung App] in der Praxis.
Schritt 3: Kontrolle und Auswertung
Die Kontrolle und Überwachung der / Mitarbeiter / Monteure kann auf verschiedene Art und Weisen erfolgen:
Kontrolle anhand von Regeln.
Das bedeutet, mann entsprechende Regen definieren, was passieren darf, oder was nicht.
Prüfen bedeutet, diese Abweichung wird nur geprüft und im Logfile eingetragen.
Melden bedeutet, es wird geprüft, im Logfile eingetragen und sofort dem Mitarbeiter als Fehler angezeigt. Erkann diese Meldung dann nicht umgehen und fortsetzen.
Eine weitere Art der Kontrolle ist die Überwachung der wöchentlichen Arbeitszeiten auf Abweichungen.
Dazu wählt man die Mitarbeiter Statistik, um Abweichungen der Wochenarbeitszeit, Urlaubstage oder Anzahl Krankheitstage zu sehen. Zusätzlich wird hier eine Summe der Über- oder Unterstunden erfasst, damit auch ein Zeitausgleich berechtigt ist oder nicht.
Schritt 4: Praxisbeispiele aus Betrieben
Ein kleiner Handwerksbetrieb mit wenigen Mitarbeitern hat die Arbeitszeiterfassung vollständig auf Smartphones umgestellt. Die Monteure starten und beenden ihre Arbeitszeit direkt auf der Baustelle. Zettel und nachträgliche Stundenzettel entfallen. Im Büro stehen die Zeiten sofort zur Verfügung und können direkt für die Abrechnung genutzt werden.
Ein Betrieb mit mehreren laufenden Aufträgen nutzt Tablets, um den Überblick zu behalten. Die Mitarbeiter erfassen Wartungsparameter und füllen Checklisten aus. So wird eine Wartung korrekt und vollständig dokumentiert.
Ein weiterer Betrieb setzt Tablets vor allem bei wechselnden Einsatzorten ein. Fahrtzeiten, Arbeitszeiten und Pausen werden direkt erfasst und automatisch gespeichert. Die Daten sind vollständig und nachvollziehbar, was die interne Planung und spätere Rechnungsstellung erleichtert.
Diese Beispiele zeigen, dass mobile Zeiterfassung nicht kompliziert sein muss. Schon wenige, klar definierte Schritte reichen aus, um Arbeitszeiten zuverlässig zu erfassen und den Büroaufwand spürbar zu reduzieren.
Die Zeiterfassungs-App für das Handwerk: Schluss mit Zettelwirtschaft
Handwerker haben auf der Baustelle keine Zeit für komplizierte Formulare. Unsere Zeiterfassungs-App ist so intuitiv gestaltet, dass Ihre Mitarbeiter ihre Stunden mit nur wenigen Klicks direkt auf dem Smartphone erfassen.
Das lästige Sammeln, Sortieren und Entziffern von handgeschriebenen Stundenzetteln am Freitagabend gehört damit endgültig der Vergangenheit an. Durch die einfache Handhabung steigt die Akzeptanz im Team sofort, und Sie erhalten eine lückenlose Dokumentation ohne administrativen Mehraufwand.
Mobile Zeiterfassung im Handwerksbetrieb: Live-Daten für das Büro
Der entscheidende Vorteil unserer Lösung:
Die Baustelle und das Büro sind durch die direkte Cloud-Anbindung in Echtzeit miteinander vernetzt. Sobald ein Mitarbeiter seine Tätigkeit beginnt oder beendet, sind diese Daten sofort im System verfügbar.
Für Dich im Büro bedeutet das:
Keine Synchronisationsfehler und kein Warten auf Stundenzettel. Du hast jederzeit den aktuellen Überblick über den Projektfortschritt, kannst Rückfragen sofort klären und die Abrechnung sowie Nachkalkulation deutlich beschleunigen.
Digitale Arbeitszeiterfassung: Rechtssicher und effizient dokumentieren
Seit den neuen Urteilen zur Arbeitszeiterfassung ist die präzise Dokumentation für dich als Betriebsinhaber Pflicht. Meine digitale Lösung unterstützt dich dabei, diese Anforderungen rechtssicher und ohne bürokratisches Chaos zu erfüllen. Die erfassten Arbeitszeiten werden manipulationssicher gespeichert und stehen sofort für deine Lohnabrechnung oder den Export an DATEV bereit.
So schützt du deinen Betrieb vor rechtlichen Risiken und schaffst gleichzeitig die Basis für eine faire und transparente Abrechnung gegenüber deinen Mitarbeitern und Kunden.
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