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Arbeitszeiten direkt auf Tablet oder Smartphone erfassen
Arbeitszeiten mobil auf der Baustelle zu erfassen spart Handwerksbetrieben viel Zeit und sorgt für genaue Abrechnungen. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, wie du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter direkt auf Tablet oder Smartphone dokumentierst, die Daten automatisch ins Büro überträgst und gleichzeitig die Übersicht über alle Projekte behältst. Diese Methoden funktionieren für fast alle Gewerke, von SHK bis Elektro und Maler.
Schritt 1: Geräte und App vorbereiten
Die Nutzung eines Tablets ist dann sinnvoll, wenn man vor Ort direkt beim Kunden seinen Auftrag vervollständigen möchte, weil einfach mehr Informationn zu sehen sind. Dazu kann die normale Büroversion genutzt werden.
Wenn es sich um Monteure / Mitarbeiter handelt, empfiehlt sich die Nutzung der Smartphone Variante, weil diese nur den Auftragstermin, den Auftragsinhalt zeigt und die Arbeitszeiten, Bilder / Fotos und Material / Artikel dokumentiert werden können.
Wie wird ein Gerät / Smartphone des Mitarbeiters aktiviert ?
Er bekommt einen Link zu der Zeiterfassung per Mail gesendet. Dieser Link enthält den Mitarbeiter und seine Login Daten, sodass der Mitarbeiter keine lästigen Kennwörter behalten muss.
Schritt 2: Arbeitszeiten erfassen
Die Arbeitzszeit und alle anderen, wichtigen Dinge können auf dem Smartphone dokumentiert werden.
Schritt 3: Kontrolle und Auswertung
Die Kontrolle und Überwachung der / Mitarbeiter / Monteure kann auf verschiedene Art und Weisen erfolgen:
Kontrolle anhand von Regeln.
Das bedeutet, mann entsprechende Regen definieren, was passieren darf, oder was nicht.
Prüfen bedeutet, diese Abweichung wird nur geprüft und im Logfile eingetragen.
Melden bedeutet, es wird geprüft, im Logfile eingetragen und sofort dem Mitarbeiter als Fehler angezeigt. Erkann diese Meldung dann nicht umgehen und fortsetzen.
Eine weitere Art der Kontrolle ist die Überwachung der wöchentlichen Arbeitszeiten auf Abweichungen.
Dazu wählt man die Mitarbeiter Statistik, um Abweichungen der Wochenarbeitszeit, Urlaubstage oder Anzahl Krankheitstage zu sehen. Zusätzlich wird hier eine Summe der Über- oder Unterstunden erfasst, damit auch ein Zeitausgleich berechtigt ist oder nicht.
Schritt 4: Praxisbeispiele aus Betrieben
Ein kleiner Handwerksbetrieb mit wenigen Mitarbeitern hat die Arbeitszeiterfassung vollständig auf Smartphones umgestellt. Die Monteure starten und beenden ihre Arbeitszeit direkt auf der Baustelle. Zettel und nachträgliche Stundenzettel entfallen. Im Büro stehen die Zeiten sofort zur Verfügung und können direkt für die Abrechnung genutzt werden.
Ein Betrieb mit mehreren laufenden Aufträgen nutzt Tablets, um den Überblick zu behalten. Die Mitarbeiter erfassen Wartungsparameter und füllen Checklisten aus. So wird eine Wartung korrekt und vollständig dokumentiert.
Ein weiterer Betrieb setzt Tablets vor allem bei wechselnden Einsatzorten ein. Fahrtzeiten, Arbeitszeiten und Pausen werden direkt erfasst und automatisch gespeichert. Die Daten sind vollständig und nachvollziehbar, was die interne Planung und spätere Rechnungsstellung erleichtert.
Diese Beispiele zeigen, dass mobile Zeiterfassung nicht kompliziert sein muss. Schon wenige, klar definierte Schritte reichen aus, um Arbeitszeiten zuverlässig zu erfassen und den Büroaufwand spürbar zu reduzieren.