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Aufträge erfassen ohne Zettel oder Papier – Schritt für Schritt
Die digitale Auftragsbearbeitung spart Handwerksbetrieben viel Zeit und reduziert Fehler. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Aufträge ohne Zettel oder Papier Schritt für Schritt erfasst, vom ersten Kundenkontakt bis zur Zuweisung der Aufgaben an dein Team. Die Methoden funktionieren für fast alle Gewerke, egal ob SHK, Maler, Elektro oder Tischler.
Schritt 1: Auftrag anlegen
Aufträge anlegen bedeutet, dass jeder Auftragstyp auch gleichzeitig „Auftrag“ bedeutet. So erreicht man eine klare und eindeutige Trennung seiner Aufträge nach :
- Kundenauftrag
- Angebot
- Kostenvoranschlag
- Werkstattauftrag
- Gutschrift
- Dauerauftrag
Und je nach eingestellten Parametern für den Bereich Equipment dann :
- Wartungsauftrag
- Instandhaltungsauftrag
- Installationsauftrag
- Prüfauftrag
Wie man Angebote / Rechnungen einfach digital erstellen kann, erfährt man hier !
Schritt 2: Positionen erfassen
Positionen sind alles,
- was gebraucht wird, also Material oder Artikel
- was geleistet wird, also Leistungen oder Zeiten
- was dokumentiert wird, also Textzeilen oder Infozeilen oder Textbausteine
Die Erfassung erfolgt jeweis mit entsprechenden Positionsarten
- Material
- Leistung
- Zeit
- Text
Die bereits erfassten Positionen werden daneben in einer Liste angezeigt.
Schritt 3: Monteure und Termine einteilen
Termine verwaltet man innerhalb des Auftrages auf verschiedene Weise !
- Termin des gesamten Auftrages ohne Monteurplanung (linke Seite)
- Termin mit Monteur (rechte Seite)
Sobald der Auftrag digital erfasst ist, muss er geplant werden. Mit unserer digitalen Plantafel behalten Sie den Überblick über Ihre Monteure und vermeiden Leerlaufzeiten.
Schritt 4: Auftrag verfolgen und dokumentieren
Was bedeutet „Aufträge verfolgen“ ?
Das bedeutet, dass man ständig den Überblick behält. Jeder Auftrag hat normalerweise einen Termin und wird somit im Kalender / Dashboard dargestellt.
Man kann auch mit einem Bearbeitungsstatus arbeiten, um jeden Auftrag entsprechend zu kennzeichen. Dann mann man die Auftragsliste entsprechend filtern.
Die Dokumentation erfolgt direkt mit dem Tablet vor Ort,
oder aber mit dem Smartphone über die mobile Zeiterfassung.
Besonders für Maler und Fliesenleger ist die präzise Datenaufnahme entscheidend.
Erfahre hier, wie Du mit unserer Aufmaß-App für Maler & Fliesenleger Maße direkt auf der Baustelle fehlerfrei dokumentieren.
Schritt 5: Abschluss und Nachbereitung
Der Aschluß eines Auftrages erfolgt über den Ausdruck eines Beleges.
Das geschieht immer im jeweiligen Auftrag.
Abhängig vom Auftragstyp werden dann entsprechende Belege erstellt.
- Angebot -> Angebotsbeleg
- Kundenauftrag -> Rechnung
Erfahre mehr über die Nachkalkulation von Aufträgen
Erfahre mehr über die Automatisierung von Mahnungen
Erfahre mehr über das Bankingmodul zum Abgleich der offenen Posten
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