Dieser Artikel ist Teil unseres umfassenden Leitfadens zur digitalen Auftragsbearbeitung und Zeiterfassung im Handwerksbetrieb. Zur vollständigen Übersicht und allen Schritten gehst du am besten zuerst zur Hauptseite: Digitale Auftragsbearbeitung & Zeiterfassung im Handwerksbetrieb.

Aufträge erfassen ohne Zettel oder Papier – Schritt für Schritt

Die digitale Auftragsbearbeitung spart Handwerksbetrieben viel Zeit und reduziert Fehler. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Aufträge ohne Zettel oder Papier Schritt für Schritt erfasst, vom ersten Kundenkontakt bis zur Zuweisung der Aufgaben an dein Team. Die Methoden funktionieren für fast alle Gewerke, egal ob SHK, Maler, Elektro oder Tischler.

Schritt 1: Auftrag anlegen

Aufträge anlegen bedeutet, dass jeder Auftragstyp auch gleichzeitig „Auftrag“ bedeutet. So erreicht man eine klare und eindeutige Trennung seiner Aufträge nach :

Kundenauftrag
Angebot
Kostenvoranschlag
Werkstattauftrag
Gutschrift
Dauerauftrag

Und je nach eingestellten Parametern für den Bereich Equipment dann :

Wartungsauftrag
Instandhaltungsauftrag
Installationsauftrag
Prüfauftrag

Wie man Angebote / Rechnungen einfach digital erstellen kann, erfährt man hier !

Schritt 2: Positionen erfassen

Positionen sind alles,

was gebraucht wird, also Material oder Artikel
was geleistet wird, also Leistungen oder Zeiten
was dokumentiert wird, also Textzeilen oder Infozeilen oder Textbausteine

Die Erfassung erfolgt jeweis mit entsprechenden Positionsarten

Material
Leistung
Zeit
Text

Die bereits erfassten Positionen werden daneben in einer Liste angezeigt.

Schritt 3: Monteure und Termine einteilen

Termine verwaltet man innerhalb des Auftrages auf verschiedene Weise !

Termin des gesamten Auftrages ohne Monteurplanung (linke Seite)
Termin mit Monteur (rechte Seite)

Schritt 4: Auftrag verfolgen und dokumentieren

Was bedeutet „Aufträge verfolgen“ ?

Das bedeutet, dass man ständig den Überblick behält. Jeder Auftrag hat normalerweise einen Termin und wird somit im Kalender / Dashboard dargestellt.

Man kann auch mit einem Bearbeitungsstatus arbeiten, um jeden Auftrag entsprechend zu kennzeichen. Dann mann man die Auftragsliste entsprechend filtern.

Die Dokumentation erfolgt direkt mit dem Tablet vor Ort,

oder aber mit dem Smartphone über die mobile Zeiterfassung.