E-Rechnung: Einführung in der Bundesverwaltung

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4. August 2020
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E-Rechnung: Einführung in der Bundesverwaltung

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Ab November 2020 können Rechnungen elektronisch an den Bund übermittelt werden.
Worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie hier.

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Meilenstein
in der Digitalisierung der Verwaltung. Die Bundesverwaltung
nimmt seit Ende 2019 elektronische Rechnungen entgegen.
Nun sind Sie als Rechnungssteller an der Reihe: Bis zum 27. November 2020 haben Sie noch Zeit, die elektronische Rechnungsstellung
an den Bund umzusetzen. Ausnahmen der Verpflichtung werden in
der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) geregelt. Für
eine einheitliche Rechnungsstellung auf Bundesebene wurden die
zentralen Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE eingerichtet. Über diese reichen Sie zukünftig Ihre E-Rechnungen an Kunden in der Bundesverwaltung ein. Zudem sorgen die Anforderungen an Inhalte und Format für einen einheitlichen elektronischen
Rechnungsaustausch in Europa. Hierbei wird durch das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung ein durchgehend digitaler
Rechnungsbearbeitungsprozess ermöglicht. PDF-Dateien oder eingescannte Papierrechnungen gehören damit der Vergangenheit an.
Sie stellen keine E-Rechnungen dar.
Muss ich ab November 2020 E-Rechnungen versenden?
Wenn Sie bereits heute öffentliche Aufträge im Bund beliefern, ist es
wahrscheinlich, dass Sie ab Ende November 2020 von der elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch machen müssen. Ihre Auftraggeber werden Ihnen dazu die notwendigen Informationen bereitstellen. Nutzen Sie die Zeit, um Ihre Debitoren zu analysieren und die
notwendigen Vorbereitungen einzuleiten.
Wie reiche ich eine E-Rechnung bei der ZRE / OZG-RE ein?
Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die massentauglichen
Übertragungswege Webservice PEPPOL, E-Mail und zukünftig DeMail an. Alternativ stehen auch die Funktionen Upload und Weberfassung zur Verfügung.
Was muss ich tun, um eine E-Rechnung zu erstellen?
Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software
zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt
wird. Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm
16931 sowie zur deutschen Rechtslage zu erstellen. Sollten Sie kein
Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der ZRE /
OZG-RE vertraut.
Welche zusätzlichen Rechnungsinhalte muss ich strukturiert bereitstellen?
Neben den Anforderungen aus dem UStG gibt es zusätzlich inhaltliche Anforderungen an eine E-Rechnung. Diese ergeben sich überwiegend aus der E-RechV. Es ist bspw. eine Leitweg-ID als Identifikator zur Adressierung des Rechnungsempfängers anzugeben.