Kolumne – aus dem Alltag von Handwerksbetrieben

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Wir erzählen hier kurze Geschichten zum Thema Handwerksbetriebe und deren Probleme und wie wir sie lösen konnten, oder auch mal nicht.

Ein Interessent, der von seinem Steuerberater angeraten bekommen hat, von Excel umzustellen auf eine Software für Handwerksbetriebe.

Interessent: Wie sicher ist denn ihre Software ? Sind meine Daten denn sicher ?
Antwort: Aber ja, ich kann ihre Bedenken hinsichtlich Cloud verstehen. Das hört sich immer so an, als seien ihre Daten irgendwo in der großen weiten Welt.
Dem ist aber nicht so. Ihre Daten und die unserer anderen Kunden sind in einem Rechenzentrum im Herzen Bremens bei der Firma Plutex GmbH gespeichert.
Dort stehen redundante Serversysteme, die unsere Datenbank ausführen und sichern. Und damit sie einen möglichst schnellen Zugriff erhalten, sind die Server mit einer 10 GBit Datenleitung an das Internet angeschlossen. Diese Datenleitungen sind durch Firewalls geschützt.

Interessent: Und wie sichern sie die Daten ? Muss ich das selbst übernehmen ?
Antwort: Ihre Daten und die unserer Kunden werden täglich gesichert und auf getrennten Datenträgern abgelegt. Aber der wichtige Teil ist, dass wir bei jeder Transaktion ein kleines Makro sozusagen abspeichern. Eine Transaktion ist der Zeitpunkt, an dem sie die Daten verändern, z.B. durch Speichern eines Datensatzes oder Löschung eines Datensatzes. Dieses kleine Makro liegt ebenfalls auf getrennten Datenträgern vor und zwar zu jeder Zeit ab der letzten Datensicherung.
Stellen wir uns also jetzt mal vor, es passiert der Super Gau und die Datenbank wird zerstört und ist nicht wieder aufrufbar.
Kein Problem. Wir nehmen uns die letzte Datensicherung und spielen die wieder ein. Dann haben wir zumindest mal den Stand von gestern Abend bzw. Nacht.
Danach nehmen wir unsere vielen, kleinen Makros und lassen sie wieder ausführen, als würden sie wieder vor dem Bildschirm sitzen und alles wieder eingeben.
Nach etwa 1,5 – 2 Std. sind alle Kunden wieder arbeitsfähig und genau mit ihren Daten an der Stelle, als die Datenbank stoppte.
Sicherer künnen ihre Daten nicht sein.

Interessent: Wie bekommt denn mein Steuerberater die Rechnungen ?
Antwort: Sie bringen uns und ihren Steuerberater zusammen, sie stellen den Kontakt her und wir kümmern uns darum.
Wir besprechen den Übertragungsweg mit ihrem Steuerberater und richten alles ein. Am Ende geben wir ihnen noch Bescheid und dann geht es los.

Interessent: Und wie ist es mit der Speicherung der Rechnungen ? Bekomme ich auch ein Exemplar für meine Ablage ?
Antwort: Die Rechnungen, und übrigens auch ihre Eingangsrechnungen, werden in der Datenbank abgelegt, sodass sie jederzeit Zugriff haben. Insofern brauchen sie keine Ablage, denn die Anwendung ist ihre Ablage. Allerdings sind sie als Unternehmer verpflichtet, Rechnungsbelege mind. 10 Jahre aufzubewahren, also eigentlich eine zertifizierte Archivierung durchzuführen.
Das können sie natürlich durch den Ausdruck und die Ablage in Ordnern sicherstellen. Andererseits kann das auch ihr Steuerberater erledigen, der in der Regel mit zertifizierten Programmen arbeitet, das bekannteste sollte Datev sein.

Interessent: Kann ich die Rechnungen denn gleich an den Kunden schicken ?
Heute drucke ich die Rechnungen aus und scanne sie wieder ein zum Versenden.

Antwort: Aber natürlich, im Programm werden ihre Mailzugangsdaten hinterlegt und dann kann das Programm den Beleg (Angebot, Rechnung, Mahnung usw.) sofort per Mail versenden.

Interessent: Das klingt alles ganz gut, wie machen wir weiter ?
Antwort: Wir können einen gemeinsamen Termin vereinbaren, indem ich ihnen unsere Lösung gerne einmal komplett zeige. Dann haben sie alles mal gesehen und können sich in Ruhe entscheiden.
Interessent: Ja, gerne. Das machen wir. Wann passt es ihnen ?
Antwort: Jederzeit. Sie sagen, wann sie Zeit haben und ich richte es ein und rufe sie dann an.