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EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
19. Februar 2018
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Umsatzsteuer 2017 – wichtige Änderungen

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Änderungen Umsatzsteuer 2017 und GoBD

Welche Änderungen gibt es bei der Umsatzsteuer 2017 und den GoBD? Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten umsatzsteuerlichen Änderungen geben.

Mithilfe der GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) werden Unternehmen wesentliche Kriterien für die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerlich relevanter Belege aufgetragen. Völlig neu ist der Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums jedoch nicht. Die Verordnung zum Jahreswechsel 2016/2017 vereint vielmehr die Grundsätze elektronischer Buchführungssysteme (GoBS) sowie Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in sich.

In der zunehmend modernisierten Buchhaltung von Unternehmen verhilft eine solche Gesetzgebung einerseits elektronischen Dateien zur Gleichwertigkeit mit Papierbelegen, andererseits setzt sie der Finanzverwaltung neue Richtlinien ihrer Lohn- und Umsatzsteuerprüfung. Welche Änderungen auf Sie zukommen und von welchen Vorteilen Sie bei der Umstellung zur digitalen Buchführung profitieren, haben wir in der folgenden Übersicht zusammengefasst. Sie wurden auch bereits von Ihrem Steuerberater aufgefordert auf eine steuerrechtlich konforme Software umzusteigen? Bei uns sind Sie richtig! Testen Sie jetzt unsere spezielle Handwerker-Software oder nehmen Sie eine kostenlose Erstberatung in Anspruch.

Welche wesentlichen Unterschiede gelten ab dem 01.01.2017?

Anders als bisher, ermöglicht die gesetzlich vorgegebene Software IDEA Betriebsprüfern die Auswertung von Datensätzen aus allen Bereichen eines Unternehmens, sofern diese steuerlich relevant sein könnten. Ihre Anwendung beschränkt sich nicht mehr ausschließlich auf die elektronische Buchhaltung. Auch Daten- und Informationsströme außerhalb der Finanzbuchhaltung müssen von nun an nachvollziehbar aufgezeichnet und zusammen mit den steuerrechtlich relevanten Daten für die Prüfung des Finanzamtes zur Verfügung stehen. Einen zentralen Aspekt der GoBD stellt dabei die Unveränderbarkeit von Dokumenten dar. Datensätze sollen ab sofort nicht mehr ohne Kenntlichmachung überschrieben werden. Sehr viele Handwerksbetriebe erfüllen diese Anforderungen nicht. Die Lösung ist eine moderne und rechtssichere Software für Handwerker, beispielsweise die spezielle Handwerkersoftware von dashandwerk.net.

Für Ihr Unternehmen bedeutet dies konkret, dass die zum Einsatz kommende elektronische Buchhaltung mögliche Änderungen von Originaldokumenten genauestens protokollieren muss, um den vorgegebenen Richtlinien zu entsprechen. Ihrem zuständigen Steuerprüfer sollte zusätzlich zur Einreichung digitaler Unterlagen (beispielsweise Buchungsbelegen) immer auch Einsicht in die Aufzeichnungen zu deren Überarbeitung gewährt werden. Zu diesem Zwecke sollte Ihre Buchführung laut GoBD von nun an auf ein „Internes Kontrollsystem“ (IKS) zugreifen, welches Mitarbeitern die Zugangsberechtigung zu geschäftlichen Unterlagen erteilt sowie deren korrekte Erfassung, Verarbeitung und den benötigten Schutz vor Verfälschung gewährleistet. Des Weiteren ist neben der Unveränderbarkeit von Dokumenten auch ihre zeitnahe Erfassung beziehungsweise Festschreibung gesetzlich geregelt.

Geschäftsvorfälle sollten in einer Frist von 10 Tagen buchhalterisch erfasst oder zumindest übersichtlich und geordnet in die Grundbuchaufzeichnungen übernommen werden. Letzteres darf bei der Belegeingabe auch als Ausnahme gewertet werden und für Ihre Mitarbeiter besteht die Möglichkeit einer späteren Verbuchung der Datensätze. Dies ist eine wichtige Änderungen bei der Umsatzsteuer 2017. Generell jedoch gilt bei der Finanzprüfung die Eingabe des Buchungssatzes, sowie die ordnungsgemäße Speicherung und Protokollierung aller weiteren Bearbeitungsschritte, als entscheidend. Im Rahmen der GoBD müssen alle Handwerker steuerlich relevante Belege zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahren. Einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrgenehmigungen oder Handelsbriefe, zu welchen auch Emails mit steuerrechtlich relevantem Inhalt zählen. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für Bilanzen, Rechnungen, Inventar oder Dokumente, die den Abschluss eines Kaufvertrages belegen.

Ist die Aufbewahrungsfrist der relevanten Dokumente abgelaufen und es steht gerade zu diesem Zeitpunkt eine Betriebsprüfung an, sollte dem Steuerprüfer bei Verlangen dennoch Einsicht in die Unterlagen gewährt werden können. Ihre Aufbewahrungspflicht darf sich in diesem Falle also noch einmal deutlich verschieben. Ihre Geschäftsvorlagen beziehungsweise deren Abwicklung und Bearbeitung müssen für den zuständigen Prüfer lückenlos nachvollziehbar sein und ihm innerhalb der Aufbewahrungsfrist und, wie bereits erwähnt, in einigen Fällen auch darüber hinaus zur Verfügung stehen. Bei dem Wechsel zu einem der aktuellen Systeme für digitale Buchhaltung, sollten daher auch sämtliche steuerrechtlichen Dateien des Vorgängers noch verfügbar sein. Ihr zuständiger Steuerprüfer hat schließlich das Recht auf Einsicht in alle relevanten Dokumente. Dies ist beispielsweise auch bei der besonderen Steuerschuldnerschaft für Bauleistungen und Gebäudereinigungsleistungen gem. § 13b UStG wichtig.

Was sind die GoBD-relevanten Geschäftsvorfälle?

Im Mittelpunkt der GoBD stehen alle Handwerksbetriebe, welche ihrer Buchführungspflicht mithilfe von Aufzeichnungen elektronischer Medien nachkommen. Von einer regelmäßigen Überprüfung durch das Finanzamt betroffen sind hierbei Systeme, die durch Verarbeitung von steuerrelevanten Daten zur betrieblichen Buchführung beitragen. Neben der EDV gehören dazu die sogenannten Vor- und Nebensysteme, beispielsweise Geräte zur Zeiterfassung oder elektronische Waagen. Lohnbuchführungssysteme, Systeme zur Anlagenbuchführung, elektronische Kassensysteme sowie Vorgänge in der Warenwirtschaft unterliegen ebenfalls einer steuerrechtlichen Prüfungsverordnung. Hinzu kommen außerdem elektronische Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Wie werden Belege im Rahmen der neuen Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung archiviert?

Die Neuverordnung der GoBD dient vor allem dazu, Belege und Rechnungen vor Manipulation zu schützen. Neben einer eindeutigen Zuordnung des jeweiligen Geschäftsvorfalls ist hierbei vor allem der technische Nachweis zu erbringen, dass es sich um ein Originaldokument handelt. Alle weiteren Bearbeitungsschritte müssen zur Durchsicht des Steuerprüfers im zugehörigen Protokoll festgehalten werden. Belege sollten während ihres gesamten Aufbewahrungszeitraumes auf einem sicheren, deutschen Server gespeichert werden, wobei der Zugriff auf die Dokumente jederzeit gewährleistet sein sollte (Die sichere Handwerkersoftware von dashandwerk.net zeichnet sich genau durch diese Merkmale aus). Zugriffskontrollen werden durch das interne System (IKS) eingerichtet und verhindern, dass die Dokumente unbefugt vor Verstreichen ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können.

Welche Dateiformate gelten als GoBD-konform? Warum kann man keine Rechnungen mehr auf Word und Excel schreiben?

Für Ihre digitalen Belege bieten sich hauptsächlich PDF- oder Bildformate an. Beide sind im Nachhinein unveränderlich und gelten somit als GoBD-konforme Dateiformate.
Rechnungen und Belege, die mithilfe der Microsoft Programme Word und Excel verfasst worden sind, verlieren im Zuge der neuen Verordnung ihre Gültigkeit, sofern sie nicht online archiviert oder durch ein Dateimanagementsystem (DMS) gesichert werden. Setzen Sie jetzt auf eine moderne und zukunftssichere Handwerkersoftware um Ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.

Einzige Ausnahme sind per Dateimanager gespeicherte Masken oder Vorlagen eines Dokuments, welche ausgedruckt und als Rechnung in Papierform versandt, allerdings nicht abgespeichert, werden. Sie werden nach wie vor in Papierform den Unterlagen beigefügt beziehungsweise für den Finanzprüfer abgeheftet. Sobald ein Dokument jedoch zusätzlich intern abgespeichert wird (z.B. als Word-Anhang per Mail), gilt die Papierform als unzulässig. Ausschließlich der digitale Beleg wird dann bei der Steuerprüfung berücksichtigt. Folglich sind von der Umstellung nicht nur elektronische Ausgangsrechnungen betroffen. Beachten Sie, dass auch die Speicherung von leicht veränderlichen Word- und Excel-Dokumenten in einem der bisher üblichen Dateimanager (z.B. Windows Manager oder Dropbox) steuerrechtlich als nicht GoBD-konform gilt. Würde beispielsweise ein Word-Dokument mit einem Datumsstempel versehen und in einem der herkömmlichen Dateimanager abgespeichert, könnte man dabei kaum einen erneuten Zugriff auf das Dokument geschweige denn die Abänderung seiner Informationen sicherstellen. Eine gültige Historisierung des besagten Dateiformates wäre also trotz allem in keinster Weise gewährleistet. Auch in diesem Fall schafft ausschließlich die online Archivierung und Speicherung in einem sogenannten Dateimanagentsystem (DMS) Abhilfe. Beide Verfahren beschreiben die einzig GoBD-konformen Möglichkeiten zur Sicherung und Verwahrung von Dokumenten.

Welche Folgen bringt eine Nichteinhaltung der GoBD mit sich?

Ihnen sollte bewusst sein, dass eine nicht GoBD-konforme Sicherung von Belegen einen Verstoß gegen die gesetzliche Buchführungspflicht von Unternehmen und somit eine Ordnungswidrigkeit darstellt. Bei einer solchen Verletzung der Zurückbehaltungs- und Aufbewahrungspflicht werden in der Regel hohe Geldstrafen verhängt. Im schlimmsten Fall droht bei steuerrechtlichen Vergehen eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren.

Wie funktioniert ein „Internes Kontrollsystem“ (IKS) und was müssen Unternehmer beachten?

Die Aufgaben eines Internen Kontrollsystems (IKS) bestehen in der exakten Erfassung und Verarbeitung von Aufzeichnungen firmeninterner Vorgänge, die für die GoBD relevant sein könnten. Es gibt mithilfe entsprechender Softwareprogramme klare Regelungen für die Zugangs- und Zugriffsberechtigung auf Datensätze. Alle Arbeitsschritte im Rahmen der gesetzlichen Verordnungen werden protokolliert. Durch Schutzmaßnahmen und Vorkehrungen gegen unbefugten Zugriff verhindert das System die Verfälschung von Dokumenten. Fehlerhinweise und Plausibilitätsprüfungen verhelfen Ihnen und ihren Mitarbeitern außerdem zu mehr Durchsicht bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen. Alle vorgenommenen Dateneingaben sowie deren Weiterverarbeitung bedürfen von nun an einer klaren Abstimmung mit dem System.

So legt das IKS die Grundsteine zu einer klaren Funktionstrennung der einzelnen Bearbeitungsschritte des jeweiligen Geschäftsvorfalls. Da Papierbelege laut Gesetzgebung mit elektronischen Dateien gleichzusetzen sind, dürfen Sie die Dokumente einscannen und digital verarbeiten. Hierbei sollten Papierbelege jedoch nicht einfach ohne Weiteres vernichtet werden. Laut GoBD bedarf es einer genauen Verfahrensdokumentation über die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung der Dokumente sowie eingesetzte elektronische Systeme und Verarbeitungsprogramme. Ein IKS stellt hierbei sicher, dass die benötigten Vorschriften eingehalten und benötigte Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Nach Erhalt von Rechnungen und Belegen empfiehlt sich das Hochladen an einem sicheren Speicherort, beispielsweise die Archivierung in einem online Dokumentenmanagementsystem (DMS). Änderungen werden von diesen Systemen nicht einfach überschrieben sondern verschiedene Versionen einer Datei gespeichert. Da Rechnungen und Belege einer formalen und sachlichen Prüfung unterliegen, leitet das System die Dateien an den zuständigen Sachbearbeiter weiter und protokolliert genauestens alle Bearbeitungsschritte bis zu deren Verbuchung.

Obwohl moderne Buchhaltungsprogramme Ihre Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht unterstützen, sollten Sie beim Kauf neuer Software-Lizenzen auch bestimmte Eigenschaften der Programme beachten. Die Aufbewahrungspflicht der Dokumente beziehungsweise ihre Speicherung auf einem Server sollte jederzeit gewährleistet sein. Nur so ist die Abteilung für Buchhaltung in der Lage, alle Nachweise einer ordnungsgemäßen Verwahrung von Steuerunterlagen zu erbringen. Sie als Unternehmer ziehen Vorteile aus der so gewährleisteten Rechtssicherheit. Auch gilt es, neben der Echtheit die Unversehrtheit aller Nachrichten zu gewährleisten. Achten Sie genau auf nötige Sicherheitszertifikate aller angebotenen Produkte.

Kunden und Geschäftspartner sollten außerdem ihr Einverständnis zum digitalen Schriftverkehr mitteilen. Eine spezielle Form der Bestätigung hierfür ist jedoch nicht notwendig. Werden elektronische Rechnungen entsprechend wahrgenommen und beantwortet, genügt dies vollkommen. Die formale Voraussetzung hierfür ist klar: Alle elektronisch erstellten Rechnungen, welche laut GoBD mit Papierdokumenten gleichgestellt werden, müssen für einen Menschen lesbar sein. Unternehmer sind stets verpflichtet, genau zu verzeichnen, wie Rechnungen und Belege digitalisiert und verarbeitet werden. Erläuterungen zu Kontrollmechanismen und Arbeitsanweisungen stehen bei besagter Verfahrensdokumentation genauso im Mittelpunkt wie die Einsatzzeiten aller registrierten Kassensysteme.

Welche Vorteile bietet eine GoBD konforme Software?

Für den zunehmenden Verkehr mit elektronischen Rechnungen und Belegen bieten die online Archivierung beziehungsweise die Nutzung eines Dateimanagementsystem (DMS) sich als einzige Möglichkeiten zur korrekten Sicherung Ihrer Dokumente an. Mithilfe der Software können Belege sicher und unveränderbar gespeichert werden. Die Kriterien einer zeitnahen Erfassung und Buchung lassen sich dabei genauso stressfrei wie unkompliziert erfüllen.

Belege sind geordnet und für die befugten Mitarbeiter leicht auffindbar verwahrt. Eine versehentliche Löschung einhergehend mit dem Verlust wichtiger Dokumente kann erfolgreich verhindert werden. Lange Postlaufzeiten entfallen im Onlineverkehr mit Dokumenten ebenfalls. Durch die einfachen Bedienmöglichkeiten der Programme kann dieselbe Aufgabe unabhängig voneinander durch verschiedene Sachbearbeiter erfüllt werden. Unverzichtbar ist ein Scanner mit hoher Bildauflösung. Durch diesen lassen sich aus Belegen und Rechnungen mithilfe spezieller Texterkennungssysteme alle Informationen ziehen, welche Ihren Mitarbeitern ohne großen Zeitaufwand zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen. Über Änderungen durch die Sachbearbeiter wird dabei genauestens Protokoll geführt.

Belege der Buchführung werden automatisch ihren Geschäftsvorfällen zugeordnet. Treten Geschäftsvorfälle wiederkehrend auf, erkennt das System die Vorgänge und verbucht sie fristgerecht. Auch relevante Zusatzinformationen durch Nebensysteme werden überprüft und bei Übereinstimmung mit ihren geschäftlichen Vorgängen entsprechend verknüpft. Ausgangsrechnungen werden von der Handwerkersoftware automatisch erstellt, durch eine Nummerierung markiert und schließlich an den gewünschten Empfänger versendet. Ohne, dass hierbei eine Änderung an der originalen Datei vorgenommen wird, protokolliert man alle Bearbeitungsschritte. Für die Finanzverwaltung liegen diese zusammen mit den zugehörigen Dateien im Falle einer Steuerprüfung unverfälscht und gut nachvollziehbar vor.

Kassensysteme werden stets auf Plausibilität überprüft, sodass einer korrekten Verbuchung aller Einnahmen und Ausgaben nichts mehr im Wege steht. Im Falle von Unklarheiten wird die Überarbeitung fehlerhafter Eingaben gefordert, was eine vereinfachte, GoBD konforme Kassenführung gewährleistet. GoBD konforme Software trägt gemeinsam mit dem geforderten Kontrollsystem (IKS) zu einer klar definierten Funktionstrennung in Rechnungswesen und Buchführung bei. Dokumente werden einem auf einem hochgradig gesicherten Server abgespeichert und vor Verlust geschützt. Änderungen werden für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar protokolliert und einzelne Bearbeitungsschritte vermerkt. Verfahrensdokumentionen bei der Digitalisierung von Belegen werden zudem deutlich vereinfacht und ebenfalls sorgfältig in der Software aufgezeichnet. Durch die Verordnungen des Bundesfinanzministeriums wird einer zukünftig vollständig elektronischen Buchführung und Rechnungsstellung von Unternehmen kaum Einhalt geboten. Statt den überaus gründlichen Prüfungen durch das Finanzamt kritisch gegenüberzustehen, sollten Sie als Unternehmer zahlreiche Chancen in der Digitalisierung sehen.

Zahlungsverzögerungen durch lange Postwege bleiben zukünftig erspart. Die Verwahrung digitaler Rechnungsbelege in einem DMS ist über den Pflichtzeitraum von 10 Jahren um einiges unkomplizierter und platzsparender als die Aufbewahrung unzähliger Papierbelege. Bei Rückfragen stehen Ihnen die Dokumente mit Empfängerdaten jederzeit geordnet zur Verfügung. Der unkomplizierte Schriftverkehr bei Zahlungsaufforderungen sorgt für Liquiditätsvorteile. Die digitalisierte Buchführung bietet Ihnen alle Möglichkeiten zur vereinfachten Ordnung Ihrer Unterlagen und dokumentiert steuerrechtlich relevante Verfahren automatisch für die Finanzverwaltung. Zudem sorgt ein geringerer Bedarf an Papier und Schreibmaterialien für eine Schonung der Umwelt. So können Sie mit ihrem Unternehmen einen wesentlichen Teil zur Nachhaltigkeit beitragen. Alles in allem können die neuen Gesetze zur GoBD sowohl Ihren Alltag als auch den Ihrer Mitarbeiter in zahlreichen Aspekten erleichtern. Geschäftsvorgänge mit langen Wartezeiten gehören der Vergangenheit an. Erleichtern Sie die Bedienung angewandter Kassensysteme mithilfe moderner Programme. Schaffen Sie mehr Freiraum bei der Bearbeitung von Briefen und Emails.

Klare Strukturen und die Verminderung lästiger Papierberge bestimmen zukünftig die Buchhaltung. Mit der modernen und leicht verständlichen speziellen Software für Handwerker von dashandwerk.net, gehören Kopfschmerzen der Vergangenheit an. Die digitale Sicherung der Steuerunterlagen sorgt für mehr Durchblick und kann Ihnen die Unternehmensführung zukünftig in allen genannten Aspekten erleichtern. Unter den idealen Voraussetzungen, welche mithilfe moderner Datenverarbeitungssysteme geschaffen werden, dürfte Ihnen eine korrekte betriebswirtschaftliche Analyse ihres Unternehmens kaum Probleme bereiten. Rüsten Sie daher rechtzeitig um und profitieren Sie von der Reform in Rechnungswesen und Buchhaltung. Sie haben Fragen oder wollen Ihre Buchhaltungssoftware wechseln? Kein Problem, wir sind jederzeit gerne für Sie da. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.

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